Was Excel gut kann
Excel ist in fast jedem Büro vorhanden, die Bedienung ist bekannt, und eine neue Liste ist in wenigen Minuten angelegt. Spalten lassen sich frei ergänzen, Formeln rechnen Umsätze zusammen, und für Auswertungen gibt es Filter und Pivot-Tabellen.
Für eine Person, die eine überschaubare Zahl von Kunden betreut, ist eine gepflegte Excel-Liste deshalb oft eine vernünftige Lösung. Zusätzliche Lizenzkosten fallen meist keine an.
Wo Excel an Grenzen stösst
Probleme entstehen, sobald mehrere Personen mit derselben Liste arbeiten. Wird die Datei per E-Mail verschickt oder lokal kopiert, entstehen mehrere Versionen, und niemand weiss, welche aktuell ist. Liegt sie auf einem Netzlaufwerk, ist sie oft gesperrt, weil jemand anderes sie gerade geöffnet hat.
Excel führt zudem keine Kontakthistorie pro Kunde. Notizen landen in einer Zelle, ältere Einträge werden überschrieben. Fehler passieren leicht: Eine falsch sortierte Spalte vertauscht Adressen, eine gelöschte Zeile fällt niemandem auf.
Beim Datenschutz ist Excel schwer zu kontrollieren. Wer die Datei hat, sieht alle Daten, und Zugriffsrechte für einzelne Kunden oder Felder gibt es nicht. Mit dem revidierten Datenschutzgesetz (revDSG), das seit dem 1. September 2023 gilt, sollten Sie wissen, wer auf welche Personendaten zugreift.
Was ein CRM besser macht
Ein CRM ist eine gemeinsame Datenbank, in der alle gleichzeitig arbeiten. Jede Änderung ist sofort für alle sichtbar, und es gibt nur eine aktuelle Version. Pro Kunde sehen Sie Gespräche, E-Mails, Offerten und Aufträge in zeitlicher Reihenfolge.
Aufgaben und Erinnerungen sorgen dafür, dass Offerten nachgefasst werden. Pflichtfelder und Auswahllisten verhindern uneinheitliche Einträge. Zugriffsrechte legen fest, wer welche Daten sehen und ändern darf, und Änderungen werden nachvollziehbar protokolliert.
Signale für den Wechsel
Der Wechsel ist sinnvoll, wenn eines dieser Signale regelmässig auftritt: Es kursieren mehrere Versionen der Kundenliste. Mitarbeitende fragen sich gegenseitig, wer zuletzt mit einem Kunden gesprochen hat. Offerten bleiben ohne Nachfassen liegen. Kundendaten werden für Offerte und Rechnung doppelt erfasst. Beim Austritt einer Person geht Wissen über Kunden verloren.
Auch Wachstum ist ein Grund. Wenn Sie neue Mitarbeitende im Verkauf oder Kundendienst einstellen, ist der Wechsel vor deren Eintritt einfacher als danach.
So übertragen Sie Ihre Daten ins CRM
Bereinigen Sie zuerst die bestehenden Listen. Führen Sie doppelte Einträge zusammen, entfernen Sie veraltete Kontakte und vereinheitlichen Sie Schreibweisen, etwa bei Telefonnummern, Ländern und Anreden.
Legen Sie danach die Felder fest: Welche Informationen brauchen Sie wirklich, welche sind Pflicht, welche Auswahlwerte gibt es? Ordnen Sie jede Excel-Spalte einem Feld im CRM zu und testen Sie den Import mit einer kleinen Auswahl, bevor Sie alle Daten übernehmen.
Schulen Sie schliesslich das Team und legen Sie einen Stichtag fest, ab dem nur noch im CRM gearbeitet wird. Die alte Excel-Liste wird archiviert und nicht weitergeführt, sonst entstehen wieder zwei Datenquellen.
Häufige Fragen
Kann ich meine Excel-Liste direkt in ein CRM importieren?
Die meisten CRM-Systeme können Daten aus Excel- oder CSV-Dateien importieren. Vorher sollten Sie die Liste bereinigen und die Spalten den Feldern im CRM zuordnen. Ein Probeimport mit wenigen Datensätzen zeigt, ob Umlaute, Telefonnummern und Adressen korrekt übernommen werden.
Ist ein CRM für ein kleines Team nicht zu kompliziert?
Ein gut eingerichtetes CRM ist im Alltag oft einfacher als eine grosse Excel-Datei mit vielen Blättern. Entscheidend ist, nur die Felder und Funktionen einzurichten, die Ihr Team wirklich braucht. Weitere Funktionen lassen sich später ergänzen.
Was passiert mit Excel nach dem Wechsel?
Excel bleibt nützlich für Auswertungen und Berechnungen. Die Kundendaten selbst werden aber nur noch im CRM gepflegt. Die meisten CRM-Systeme bieten einen Export, den Sie in Excel weiterverarbeiten können.