I punti di forza di Excel
Excel c’è in quasi ogni ufficio, tutti sanno usarlo e un nuovo elenco si crea in pochi minuti. Le colonne si aggiungono a piacere, le formule sommano i fatturati e per le analisi ci sono filtri e tabelle pivot.
Per chi segue da solo un numero limitato di clienti, un foglio Excel ben tenuto è quindi spesso una soluzione ragionevole. E di solito non ci sono costi di licenza aggiuntivi.
I limiti di Excel
I problemi iniziano non appena più persone lavorano sullo stesso elenco. Se il file viene inviato per e-mail o copiato in locale, nascono più versioni e nessuno sa quale sia quella aggiornata. Se si trova su un’unità di rete, spesso è bloccato perché qualcun altro lo ha aperto.
Excel inoltre non tiene uno storico dei contatti per cliente. Le note finiscono in una cella e le voci più vecchie vengono sovrascritte. E sbagliare è facile: una colonna ordinata male scambia gli indirizzi, una riga cancellata non la nota nessuno.
Anche la protezione dei dati è difficile da controllare con Excel. Chi ha il file vede tutti i dati, e non esistono diritti di accesso per singoli clienti o campi. Con la nuova legge sulla protezione dei dati (nLPD), in vigore dal 1° settembre 2023, dovresti sapere chi accede a quali dati personali.
Cosa fa meglio un CRM
Un CRM è una banca dati comune in cui tutti lavorano contemporaneamente. Ogni modifica è subito visibile a tutti e c’è una sola versione aggiornata. Per ogni cliente vedi colloqui, e-mail, preventivi e ordini in sequenza cronologica.
Attività e promemoria fanno sì che i preventivi abbiano un seguito. Campi obbligatori e menu a tendina evitano dati inseriti in modo non uniforme. I diritti di accesso stabiliscono chi può vedere e modificare quali dati, e ogni modifica viene registrata in modo tracciabile.
I segnali che è ora di cambiare
Il passaggio ha senso se uno di questi segnali si presenta regolarmente: circolano più versioni dell’elenco clienti. I collaboratori si chiedono a vicenda chi ha parlato per ultimo con un cliente. I preventivi restano senza seguito. I dati dei clienti vengono inseriti due volte, per il preventivo e per la fattura. Quando qualcuno lascia l’azienda, si perdono informazioni sui clienti.
Anche la crescita è un buon motivo. Se assumi nuovi collaboratori nella vendita o nel servizio clienti, conviene cambiare prima del loro arrivo piuttosto che dopo.
Come trasferire i dati nel CRM
Per prima cosa ripulisci gli elenchi esistenti: unisci le voci doppie, elimina i contatti superati e uniforma la scrittura, ad esempio di numeri di telefono, Paesi e appellativi.
Poi definisci i campi: quali informazioni ti servono davvero, quali sono obbligatorie, quali valori si possono scegliere? Associa ogni colonna di Excel a un campo del CRM e prova l’importazione con pochi record prima di trasferire tutti i dati.
Infine forma il team e fissa una data dalla quale si lavora solo nel CRM. Il vecchio foglio Excel va archiviato e non più aggiornato, altrimenti avrai di nuovo due fonti di dati.
Domande frequenti
Posso importare il mio elenco Excel direttamente in un CRM?
La maggior parte dei CRM importa dati da file Excel o CSV. Prima conviene ripulire l’elenco e associare le colonne ai campi del CRM. Un’importazione di prova con pochi record mostra se lettere accentate, numeri di telefono e indirizzi vengono ripresi correttamente.
Un CRM non è troppo complicato per un piccolo team?
Un CRM ben configurato è spesso più semplice da usare, giorno dopo giorno, di un grande file Excel con molti fogli. L’importante è configurare solo i campi e le funzioni di cui il tuo team ha davvero bisogno. Le altre funzioni si possono aggiungere in seguito.
Che fine fa Excel dopo il passaggio?
Excel resta utile per analisi e calcoli. I dati dei clienti, però, si aggiornano solo nel CRM. La maggior parte dei CRM offre un’esportazione che puoi elaborare in Excel.